Secretaria/o de Dirección 

• Madrid
• jornada a tiempo completo
• indefinido

Introducción

Funciones y Tareas

¿Qué tareas se incluirán en tu día a día?:

• Gestionar la agenda y el calendario de toda la Dirección, coordinando reuniones y citas. Coordinar llamadas y videoconferencias con clientes, proveedores y socios estratégicos.
• Preparar y editar documentos, informes y presentaciones en Excel y PowerPoint. Elaborar presentaciones de documentos, informes y propuestas, incorporando textos, datos y gráficos. Redactar y procesar documentos administrativos.
• Crear informes, consultas (querys) y gestionar bases de datos en Excel.
• Organizar y mantener archivos y registros confidenciales en SharePoint. Administrar el archivo propio de la secretaría de dirección, siguiendo las normas LOPD de seguridad y confidencialidad.
• Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos, filtrando y redirigiendo según sea necesario.
• Recibir y atender las visitas a la dirección y cooperar en las relaciones públicas, actuando como portavoz según el protocolo.
• Redactar comunicados de dirección tanto internos como externos para la difusión de información relevante.
• Coordinar viajes y logística, incluyendo reservas de vuelos, alojamiento y transporte. Preparar itinerarios detallados y gestionar documentación de viaje. Realizar los trámites y procedimientos internos para su gestión completa.
• Asistir en la preparación y organización de eventos y reuniones corporativas. Supervisar la contratación de servicios externos para eventos y negociaciones con proveedores. Gestionar presupuestos y garantizar la eficiencia en costos.
• Ayudar en labores de marketing, incluyendo la preparación de materiales promocionales, la coordinación de campañas y la preparación de ferias. Colaborar en la gestión de las redes sociales y plataformas digitales para fortalecer la imagen corporativa. Supervisar la actualización del contenido en la web y otros medios digitales. Coordinar estrategias de comunicación con el equipo de marketing.
• Realizar estudios de mercado y recopilar información sobre tendencias y competencia.
• Redactar y procesar documentos administrativos y jurídicos, cumpliendo la legislación vigente.
• Elaborar presentaciones de documentos, informes y propuestas, incorporando textos, datos y gráficos.
• Supervisar los informes de los diferentes departamentos y la ejecución de las órdenes directivas.
• Realizar tareas generales de gestión comercial, contable, fiscal o de recursos humanos.
• Detectar necesidades y anticipar problemas, facilitando soluciones de forma proactiva.
• Asegurar la logística de los medios materiales y humanos necesarios.
• Cuidar las relaciones interpersonales y vínculos de cooperación dentro de la empresa y con entidades externas.
• Realizar tareas administrativas generales, como la gestión de correspondencia y suministros de oficina.
• Ser flexible en el horario, atendiendo urgencias fuera del horario laboral.
• Cumplimiento de la normativa de Prevención de Riesgos Laborales y de Medio Ambiente y asumir las funciones establecidas en el Plan de Prevención.

Qué buscamos

¿Cuáles son los requisitos mínimos para esta posición?

• Mínima de 2 años en áreas informáticas
• Experiencia previa como secretaria de Dirección o en un puesto similar.
• Dominio avanzado de paquete Office 365, incluyendo la creación de informes, query y gestión de bases de datos.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Dominio del idioma inglés, tanto escrito como hablado. El conocimiento de alemán es un plus.
• Valorable tener conocimientos en Power BI.
• Título en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo, Técnico Superior en Asistencia a la Dirección, FP grado superior relacionado o experiencia equivalente.
• Formación en prevención correspondiente a su puesto (según Planificación del SPA)
• Formacion/experiencia en gestión de eventos
• Formacion/experiencia en gestión de viajes 
• Formacion/experiencia en tareas de marketing 

¿Estás interesado/a?

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